お題「#おうち時間」
テレワークしてますか？私は4月は初日に出社して以来、1日も会社に行ってません。自宅でテレワークを始めるとZoomだSkypeだ、とかSlackだとか日頃使い慣れないツールに四苦八苦している方も多いのではないでしょうか。
慣れない仕事環境や家族がいる環境での仕事に落ち着かなかったり、バタバタして時間が過ぎて本来やらなければならなかった仕事が全然できてなかった、なんてことがないでしょうか？
そんなあなたに私がテレワークで実践するタスク管理術をご紹介します。
テレワークは忙しい？
テレワークを本格的に始めて2〜3週間経ちますが、会社に出勤している頃よりも忙しい気がします。常に誰かとZoomでのテレビ会議をしていますし、Slackで誰かから質問が来たり、上司からメールが来たり、Zoomで会議の招待が来たり・・・。
なんでこんなに忙しいんだ？
ぶっちゃけ、会社に出勤している頃より真面目に仕事している気がします。よく家で仕事をしているとちゃんと仕事しているかわからない、と言う人がいますが、私に言わせれば会社に行ってるからと言って真面目に仕事しているとも限らないのです。
相手が見えないから
周囲の人にはなんかあればいつでもSlackで声かけてね、と言っているので質問投げられたりするのは仕事のうちなのですが、会社にいる時は姿が見えてるから、私が会議や打ち合わせ、誰かに説明している時はその姿を見ているので聞いてくるのを控えて、終わってから声をかけてきたりします。
しかし、テレワークだと相手の姿が見えないので、私がいま何をしているのかわかりません。Zoomとかだとテレビ会議中とかアイコンが小さく変わりますが、気付きにくいですし、いちいちSlackとかZoomのステータスを設定するのも面倒です。
いつでも声かけてくれていいけど、みんなからアレコレ来るから回答はシーケンシャルに返すからね
とすることにしました。
あえてアナログ
要は質問や問い合わせや会議の予定が来た時はタスク管理しておけばいいわけです。そうすればやることが漏れないし、全部片付ければ仕事終わりにできます。
デジタルなツールは沢山ありますが、SlackとかZoomとかメールとか常時起動して外部ディスプレイに表示させながら仕事をしているので、これ以上デジタルツールを増やすのは避けたかったのと、直感的に見てわかるタスク管理がしたかったのであえてアナログでやってみることにしました。
ダイソーのアイテムだけで実現
もともと別の目的で買い置きしておいたものもありますが、それを活かすためのものもあると便利なので食料品を買う時にダイソーへ行って見繕ってきました。仕事で使うものを買うので不要不急には当たらないと考えています。
情報カード
こんなカードが100枚セットで売っています。
サイズは125mm × 75mmです。名刺サイズよりも少し大きめです。別に名刺サイズでもそれ以上でも以下でもなんでもいいですけど、カードにした方が良いと思ってカードにしています。
無地のものと罫線があるものがあります。これもどっちでもいいと思います。好みというか売ってない時とかもあるので。なければ付箋とかでもいいと思います。
もともとこれだけ持っていました。速読だかなんかの本を読んだ時に使うといいと書いてあって、ダイソーに行くたびに買っておいたのですが結局何もやらず、今になって役立ったというわけです。
メモ用紙でもなんでもいいので、バラバラになる紙を用意すればいいと思います。ただ、あまり大きい紙だと一枚の紙にたくさんのタスクを書いてしまうので、カードくらいがいいと思います。
仕分け用のケース
カードだけ用意すればタスク管理できますが、できれば仕分け用のケースもあると便利です。
なんでもいいと思いますが、私はこんなのを買ってきました。いくつか仕切りがついていて、カードを分類して立てかけることができるものです。
カードのサイズ的にこんな感じになります。
カード立て
カード立てもあるも便利です。
ダイソーだと木の立方体のものがクリップ付きと立方体に切れ込みが入っているものの2個セットのものが売っていました。写真の透明の立方体のものは元から家にあったものです。
シュレッダー
なんとダイソーにも売っていました。
500円商品ですけど結構コスパいいです。なんとなく下の透明ケースの強度に不安が残りますが、500円なら壊れたら買いなおせばいいかな、と。
いざタスク管理
準備は以上です。
STEP 1 紙に書き出す
まずはカードにタスクを書き出していきます。大事なことは1つのタスクは1枚のカードに書く、ということです。1枚のカードにいくつもタスクを書くと管理できません。
カードはケチるな。所詮100円だ。いくらでも手に入る。
今日やらないといけないこと、誰かから聞かれたこと、答えないといけないこと、会議予定、そんなものを書き出していきます。仕事中に増えてもカードなら追加できます。発生したらその都度書きます。
STEP 2 並べる
次にやる順に並べます。
まあ、例なので簡単に書いてますけど実際は具体的な名前とか資料の名前とか書きます。それをやらないといけない順番に並べておきます。私はたまたまデスクにサイドテーブルがあるので、そこに並べています。どこか見えるところに並べておけばいいでしょう。
この並べるというのがこのタスク管理の最大のポイントです。
後から発生したものでも、優先度が高ければ間に割り込ませたり、先頭に持ってきたりします。やる順番に並べてください。たまにこういうことを書くと「どの順に並べるのが正解ですか？」とか聞いてくる人が会社にもいます。
知らねーよ。お前が決めろ。
としか言えません。社会人の必須スキルのひとつは物事の優先度を決めることです。コツとしてはやることを決めるよりもやらないことを決めた方が良いです。あとでいいものを後ろに持っていけば必然的に優先度の高いものが前にきます。
上司からいつまでにやれと言われた、とかこっちを先にやれと言われた、とか指示があると思います。なければ聞いてください。
STEP 3 働く
カードを並べたら先頭から順番に仕事をしていきます。今やっているタスクのカードを先程紹介したカード立てとかに立てておくのもわかりやすくて良いと思います。
やっている最中に何か記録しておくことがあればカードにメモしておきます。大きめのカードを選ぶ理由はこの辺にあるのですが、裏とかも書けるので作業内容のメモなども書いておくと後から整理しやすいかと。
STEP 4 終わったら「済」にする
終わったら「済」とか書いておきましょう。
赤いハンコとかあればいいんですけど、手元にペンしかないので済と書いてます。
終わったものは並べておいても良いですが、私はタスクの数を減らしていく方が仕事が進んでいる感じがするので、並べているところはだんだん減っていく感じにしています。
そのために先程紹介したカード仕分け用のケースが活躍します。上の写真のように、まだ未使用のカードを取り出しやすいように何枚か入れておいたり、済にしたカードを入れたりしてます。
STEP 5 1日の振り返り
1日の仕事が終わると全部のカードに「済」の文字が入ると思います。
「済」のつかないカードは翌日に持ち越しすれば良いでしょう。持ち越しカード以外、全部「済」になれば仕事が終わりです。ポイントは「タスクにない仕事はしない」ということです。細かい事務的なことであってもタスクにあげておくのがいいと思います。
私は1日の振り返りとして、カードを見ながらその日の仕事の内容を文章でまとめています。WikiとかMarkdownとかと同じ仕組みで、テキストからHTMLの文書を吐き出すプログラムを自分で書いたのがあるので、それを使って日々仕事の内容を書き出しています。2〜3年前にヒマでやることがない時に思いつきで書いたプログラムですが、割と便利で役立ってます。
Word でも Excel でもいいので、カードの内容を見て今日やったことを確認・記録しておくのもいいと思います。
STEP 6 破棄
まとめが終わったらカードは不要になります。要らなくなるので基本的には溜め込む理由もないため捨てレバ良いのですが、仕事の内容をメモしたりするので迂闊に捨てるのも気が引けます。
そこで登場するのがシュレッダーです。500円ですがカードも1枚ずつストレスなくシュレッドできます。
クロスではないですが、とりあえず家庭で捨てるには十分かと思います。これではダメという人は焼くなり高いシュレッダ買うなりしてください。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
テレワークを始める人たちが増えてきて仕事の仕方もかなり変わってきていると思います。せっかく満員電車の通勤から解放されたのに自宅での仕事がうまくいかないようでは事業に影響が出てしまう人もいるかと思います。
タスク管理をうまくやって効率よく仕事をこなし、自由になる時間を多く確保できればゆっくり過ごせる時間も増えてくると思います。
また、あくまで私がやっている方法の紹介なので、やってみてこういう方がやりやすい、とかあれば自由にカスタマイズしてみて欲しいですし、そういった情報があれば是非共有していただきたいです。
試行錯誤で進んでいる部分もあるテレワークですが、少しでも皆さんの役に立てば、と思いますので是非とも参考にしてもらえればと思います。
